Журнал рейсов: одна строка на каждую машину

Нужно написать претензию, владелец груза говорит «в прошлый вторник не хватило 12 коробок», а вы не можете найти эту машину. Имени водителя нет, номера пломбы нет, где лежит накладная — никто не знает. В таких случаях помогает простая вещь: журнал рейсов. Это таблица, в которой на каждую пришедшую и ушедшую машину отведена одна строка. Для неё не нужна сложная программа, хватит Excel, но нужны порядок и дисциплина.

Журнал выполняет три задачи. Во-первых, подтверждает историю приёмки и отгрузки: кто, когда и что привёз. Во-вторых, привязывает расхождение к машине, поэтому поиск причины занимает минуты, а не часы. В-третьих, даёт сырые данные для недельного и месячного отчёта: число рейсов, доля рейсов с расхождением, время ожидания.

Колонки

Если колонок слишком много, на их заполнение не хватает времени, если слишком мало — журнал бесполезен. Полный набор для строки по одной машине:

• дата и номер рейса (внутренний, по порядку);
• направление: приход (приёмка) или уход (отгрузка);
• номер машины, имя и телефон водителя;
• номер накладной и владелец груза;
• номер пломбы и её состояние (цела, нарушена);
• время прибытия, время начала и конца разгрузки или погрузки, время отъезда;
• количество по документу и фактическое количество, разница;
• вид расхождения и номер акта, если он составлен;
• имя принявшего контролёра;
• примечание.

Это около двадцати колонок. Вводить всё сразу не обязательно: начните с даты, машины, накладной, количества по документу и фактического, а остальное добавляйте постепенно.

Кто и когда заполняет

Журнал заполняет контролёр на рампе, пока машина стоит, а не вечером по памяти. Время прибытия записывается сразу, как только машина встала к двери, фактическое количество — после окончания разгрузки. Если машина пришла ночью, журнал ведёт контролёр ночной смены: «запишу утром» опасно, потому что утром водитель уедет, и спросить будет некого. В конце дня руководитель смены закрывает журнал: проверяет, что пустых клеток нет и каждое расхождение привязано к акту.

Правила ведения

1. Одна машина — одна строка. Если машина привезла груз двум владельцам, на каждого владельца отдельная строка, но номер рейса один.
2. Значения выбираются из списка (выпадающий список в Excel): вид расхождения, направление, состояние. Свободный текст только в примечании.
3. Исправление делается не удалением, а новой строкой: старая помечается «отмена», исправленный вариант записывается в новой.
4. Дата и время в одном формате.
5. Файл один, все работают в одном месте, копий нет.

Из журнала простыми формулами получаются два показателя: доля рейсов с расхождением (число рейсов с расхождением делите на общее число рейсов) и время, которое машина провела на складе (время отъезда минус время прибытия). Для недельного отчёта вводить новые данные не нужно. В Excel закрепите строку заголовков, добавьте фильтр по владельцу груза и виду расхождения, а важные колонки защитите от случайных изменений.

Условный пример

Одна строка, содержание такое: 14 октября, рейс 0412, приход, машина 01 A 123 BC, владелец груза A, накладная № 887, пломба 553201 (цела), прибытие 10:05, разгрузка 10:20–10:55, по документу 24 паллеты, фактически 23, разница −1, вид: количество, акт № 17, контролёр: И. С.

Через две недели владелец груза спрашивает: «приехало 24 паллеты, у вас 23». Вы находите номер рейса, а номер пломбы, водитель, время и акт уже есть. Доказательства для претензии собираются за минуту.

Типичные ошибки

• Журнал заполняют в конце недели по памяти.
• Одна машина в двух строках, и непонятно, какая верна.
• Исправление делается стиранием старой записи, поэтому следа не остаётся.
• Обязательные колонки остаются пустыми (например, номер пломбы): потом их по памяти не восстановить.
• Каждый ведёт в своём файле.

Вывод

Журнал рейсов несложен: одна машина — одна строка, заполняется на рампе вовремя, исправление оставляет след. SkladLog при контроле ведёт журнал рейсов с машиной, номером накладной, видом и размером расхождения в порядке времени и передаёт его как документ (XLSX), поэтому при претензии или споре готовое доказательство уже есть.