Акт приёмки с водителем: как согласовать расхождение на месте

В машине не хватило 12 коробок. Кладовщик хочет составить акт, а водитель говорит: «Я только привёз, ничего подписывать не буду» — и торопится уехать. В итоге акт либо не составляется вовсе, либо пишется после отъезда водителя и без его подписи. Такая бумага в последующем споре очень слаба: водитель скажет, что этой цифры не видел, и разговор на этом закончится. Акт составляют на рампе, пока водитель рядом. Ниже — как сделать это спокойно, быстро и без пространства для спора.

До разгрузки

Первая часть акта начинается, пока груз ещё закрыт:

• пломбу проверяют на глазах у водителя, сверяют номер с накладной и фотографируют;
• при открытии двери фиксируют внешний вид груза: подмоченные, сдвинутые, повреждённые места;
• записывают ФИО водителя, номер его водительского удостоверения, номер машины и прицепа;
• если пломба нарушена или номер не совпадает, до начала разгрузки уведомляют водителя и диспетчера перевозчика.

Расхождение показываем вместе

Большая часть споров возникает из-за того, что водитель цифру не видел. Поэтому не говорите «не хватает», а покажите число: пересчитайте позицию с расхождением при водителе или дайте ему в руки лист пересчёта. Если он не может долго ждать, сначала пересчитайте именно эту позицию, а остальное продолжите потом. Главное, чтобы расхождение было показано водителю до его отъезда.

Водитель часто отвечает: «Когда грузили, было столько же». Это не возражение, а информация: запишите его слова в акт так, как он их сказал. Если пломба целая и её номер совпадает с накладной, вероятность вскрытия в пути меньше, но недостача могла возникнуть и при погрузке, и при приёмке. Поэтому причину устанавливают не в акте, а при последующей проверке, а в акт попадает только факт.

Что записывается в акт

1. Дата, время и адрес склада.
2. Номер машины и прицепа, ФИО водителя и номер водительского удостоверения.
3. Номер накладной и номер пломбы (с её состоянием).
4. Позиция, количество по документу и фактическое количество.
5. Краткая фактическая запись: «не хватает 12 коробок» или «картон 5 коробок намок».
6. Число фотографий.
7. Подписи принимающего и водителя.

В документе не должно оставаться пустых мест: неиспользованные строки зачёркивают, чтобы потом никто ничего не дописал. Пишите факт, а не вину: не «украли» и не «виноват водитель», а «не хватает».

Если водитель не подписывает

Это самый частый вопрос. Порядок такой:

1. Спросите о причине. Часто водитель считает, что подпись означает признание вины. Объясните, что подпись лишь подтверждает, в каком состоянии он видел груз.
2. Предложите ему написать своё замечание: «груз не пересчитывал» или «есть возражения».
3. Если он всё равно отказывается, запишите в акте «водитель от подписи отказался» с датой и временем.
4. Два свидетеля (сотрудник склада, охранник) подписываются с указанием ФИО.
5. Предложите водителю копию; если не берёт, это тоже записывается.
6. В тот же день направьте перевозчику или диспетчеру звонок и письменное сообщение.

Юридическая сила документа зависит от договора и формы документа, поэтому правила подписи заранее уточните у юриста.

Условный разговор

Кладовщик: «В накладной 200 коробок, считали вместе, получилось 188. Вот лист пересчёта».

Водитель: «Я не считал, подписывать не буду».

Кладовщик: «Подпись подтвердит, что вы видели 188, а причину выясним позже. Если хотите, напишите своё замечание сами».

Такой короткий и спокойный разговор часто даёт подпись за пару минут. Повышенный тон или угрозы действуют наоборот: водитель уходит в глухую оборону.

Экземпляры и дальнейшие шаги

После подписания акт расходится в три стороны: один экземпляр водителю, один складу, третий владельцу груза или поставщику (допустим скан или фото). Экземпляр склада записывается в журнал приёмки с номером, товар помечается как принятый с расхождением и при необходимости остаётся на отдельном месте. В тот же день владельцу груза отправляется короткое сообщение, а последующая претензия пишется на основании акта.

Типичные ошибки

• Составить акт после отъезда водителя.
• Написать «водитель» и не указать его ФИО.
• Составить один экземпляр: копии нужны и водителю, и складу, а при необходимости и владельцу груза.
• В камере телефона отключены дата и время.
• Расхождение по одной позиции записать общей цифрой по всей машине.

SkladLog при контроле приёмки записывает расхождение в акт до того, как груз принят на склад, и передаёт черновик акта, готовый к подписи.