Частичная отгрузка и дозаказ: как оформить неполный заказ

Клиент оформил заказ на 10 позиций. Сборка началась: девять позиций нашлись на стеллажах, а по десятой вместо 40 штук есть только 28. Сборщик откладывает заказ с пометкой «не добрали», клиент через три дня звонит, а владелец груза вообще не знает, почему заказ не уехал. Проблема не в нехватке товара, а в отсутствии правила: что делать, если части заказа нет, заранее никто не сказал. Частичная отгрузка и дозаказ (в английской практике backorder — остаток, отгружаемый позже) закрывают этот пробел. Ниже — как их оформлять.

Три пути

С неполным заказом можно сделать только три вещи:

• придержать всё и отправить одной отгрузкой, когда товар придёт;
• отгрузить имеющуюся часть, а недостающую перенести на потом (дозаказ);
• отменить недостающую часть или заменить её другим артикулом.

Какой путь выбрать, решает не склад, а владелец заказа: владелец груза или его клиент. Задача склада — принять решение быстро и без потери следа. Для этого заранее записывается стандартное правило по типам клиентов. Например, для магазина розничной сети: «частичная отгрузка допустима», а для частного покупателя, заказавшего один товар, — «сначала спрашиваем».

Правило частичной отгрузки

Правило должно уместиться на одной странице и отвечать на три вопроса:

1. Какие заказы можно дробить? Обычно задают порог: если имеющаяся часть составляет не меньше половины суммы заказа, отгружаем частично, иначе спрашиваем клиента. Порог согласуйте с владельцем груза.
2. Кто платит за транспорт второй отгрузки? Это записывается в договоре или в соглашении с владельцем груза, а не решается на рампе.
3. Кто и за какое время отвечает на запрос? Например: «если до 15:00 ответа нет, действует стандартное правило».

Когда эти три ответа есть, сборщик и руководитель смены закрывают заказ без звонков.

Есть и заказы, которые дробить нельзя: комплекты (скажем, оборудование и комплектующие к нему), партия под одну акцию или тендер, полки магазина, которые должны открыться одновременно. Такие заказы отмечают в правиле отдельно и держат до полной комплектации, иначе клиенту поедет половина комплекта и начнётся возврат.

Документ дозаказа

Дозаказ — это не новый заказ, а открытая строка исходного. В документе должны быть:

• номер исходного заказа и номер строки;
• заказанное, отгруженное и оставшееся количество;
• причина: нет остатка, повреждено, в карантине, ожидается от поставщика;
• ожидаемая дата и кто её назвал;
• статус: открыт, отгружен или отменён;
• кто и когда утвердил решение.

Если под остаток заводят новый номер заказа, счёт может выставиться дважды, а товар зарезервироваться два раза. Привязка к исходному номеру этого не допускает.

Условный пример

Заказ: по артикулу A 50 коробок, по B 30 коробок, по C 20 коробок. На складе A — 50, B — 18, C — 25 коробок.

• В первой отгрузке: A — 50, B — 18, C — 20 коробок. Накладная выходит именно с этими числами.
• Дозаказ: B — 12 коробок, причина «нет остатка», ожидаемая дата — день, названный поставщиком. Статус: открыт.
• Счёт выставляется только на отгруженные 88 коробок.

Когда артикул B придёт, приёмка сверит поставку с открытым дозаказом, 12 коробок резервируются, а вторая отгрузка оформляется с привязкой к исходному заказу. Если вместо 12 привезут только 9, в дозаказе останутся открытыми 3 коробки, и документ не закрывается.

Типичные ошибки

• Записать недостающее как «0» и ничего не сообщить клиенту. Без строки дозаказа недостача не видна.
• Не зарезервировать пришедший товар: он уходит в другой заказ, а старый дозаказ снова ждёт. Для открытых дозаказов нужно правило приоритета.
• Выставить счёт на полную сумму, а отгрузить часть. Остатки у бухгалтерии и владельца груза начинают расходиться.
• Неделями не закрывать открытые дозаказы. Клиент мог давно купить в другом месте.

Вывод

Частичная отгрузка — это когда недостающая часть заказа записывается по заранее согласованному правилу и не теряется бесследно. SkladLog при контроле отгрузки проверяет собранный заказ перед погрузкой по позициям и количеству, поэтому недостающая строка видна до отъезда машины и попадает в документ дозаказа.