Счёт за хранение: как проверить паллето-дни и кубометры

В конце месяца в счёте стоит одна строка: «Хранение: 12 600 паллето-дней». Как владелец груза проверяет эту цифру? Чаще всего никак: верит расчёту оператора и платит. Но хранение — основная часть расходов на 3PL, а в его расчёте могут скрываться несколько неоговорённых правил. Один день, одна паллета, одно округление дают в месячной сумме заметную разницу. Ниже — как проверить счёт за хранение и что стоит записать в договор.

Три способа расчёта

3PL-операторы считают хранение в основном тремя способами:

• паллето-дни: каждый день в установленный час берётся число хранящихся паллет, за месяц суммируется и умножается на тариф;
• кубометры (м³) или кубо-дни: считается занимаемый товаром объём, поэтому важны размеры и правило округления;
• по местам: оплачивается число занятых или закреплённых ячеек, стеллажей или площадок.

Паллето-день прост, но плохо подходит для товара разных габаритов. Кубометры точнее, но обмер вызывает споры. А в расчёте по местам велика разница между «занятым» и «закреплённым»: пустое, но зарезервированное за владельцем груза место тоже оплачивается.

Условный расчёт

В месяце 30 дней, хранится в среднем 420 паллет: 420 × 30 = 12 600 паллето-дней. При условном тарифе 3 000 сумов счёт составит 12 600 × 3 000 = 37 800 000 сумов. Вопрос в том, откуда взято «в среднем 420». Без таблицы по дням эту цифру проверить нельзя.

Есть и второй полезный расчёт для владельца груза: посчитайте паллето-дни вручную по собственному журналу прихода и расхода. Если у вас получилось 12 100, а у оператора 12 600, разница 500 паллето-дней, при условном тарифе 1 500 000 сумов. Такая разница обычно объясняется одним-двумя правилами: подсчётом дней или неполной паллетой. Поэтому проверяйте не сумму, а правила.

Откуда берётся разница

Больше всего расхождений даёт правило подсчёта дней. Паллета поступила 10-го числа в 15:00, а выбыла 20-го в 10:00:

• если считаются и день поступления, и день выбытия: 11 дней;
• если считается только день поступления: 10 дней;
• если берётся состояние на 23:59 каждого дня: 10 дней (с 10-го по 19-е).

Для одной паллеты разница — один день. Но при сотнях паллет и коротких сроках хранения она становится заметной, особенно если груз лежит день-два: при двухдневном хранении запись «три дня» увеличивает стоимость на пятьдесят процентов.

Другие распространённые источники:

• неполная паллета считается за полную;
• на одной паллете смешан товар двух владельцев;
• паллета выше стандартной высоты считается за два места;
• в расчёт попадают пустые паллеты и тара;
• за паллету, переночевавшую на кросс-доке, берётся плата за хранение;
• в кубометрах вместо внешних размеров берётся округлённый размер паллеты или коробки.

Как читать таблицу по дням

Таблицу оператора по дням проверяют двумя способами. Первый — внутри неё: число каждого дня должно быть равно числу предыдущего дня + поступившие паллеты − выбывшие. Второй — с вашей системой: переведите остаток из 1С или Excel в паллеты (разделите количество штук на штуки в паллете) и сравните по дням. Если в таблице в какой-то день резкий скачок, а машина в тот день не приходила, вопрос начинается именно отсюда. Подозрительна и ровная таблица без изменений: возможно, она взята не из ежедневного учёта, а из примерного среднего.

Как проверять

1. Запросите у оператора таблицу с числом паллет за каждый день.
2. Сравните её с собственным журналом прихода и расхода: остаток по дням должен примерно совпадать.
3. В один-два дня месяца самостоятельно пересчитайте паллеты и сравните с таблицей.
4. Дни с большой разницей выделите и запросите причину.

Что записать в договор

В договоре определяют: единицу расчёта, час подсчёта, правило для дня прихода и дня ухода, правила для неполных и смешанных паллет, порядок для пустых паллет, максимальную высоту, бесплатный период для кросс-докинга, правило округления, а также порядок и срок проверки при расхождении. Точные формулировки согласуйте с юристом.

SkladLog в услуге сверки остатков владельца груза сравнивает остаток из отчёта оператора с фактическим пересчётом по позициям, поэтому число паллет, на котором основан счёт, проверяется независимо.