Приёмка по ASN: как сверить уведомление о поставке с фактом
ASN — уведомление о поставке до приезда машины. Как сверить его с фактом на рампе по позициям, какие бывают расхождения и какое решение принимать по каждому.
Когда машина подъезжает к рампе, у кладовщика обычно есть только накладная. Сколько паллет ждать и какие позиции в них, заранее никто не знает. Разгрузка начинается, кто-то считает, кто-то ищет документ, а расхождение, если оно найдётся, решают куда записать только на следующий день. ASN (advance shipping notice, то есть предварительное уведомление об отгрузке) закрывает эту проблему: пока груз в пути, склад уже знает, что именно он ждёт. Ниже — как использовать ASN при приёмке и как сверять его цифры с фактическим грузом.
Что входит в ASN
ASN — короткий документ, который присылает поставщик или владелец груза, чаще всего это Excel-файл или выгрузка из системы. Минимальный состав:
- номер машины, водитель и ожидаемое время прибытия;
- номер заказа или поставки;
- по каждой позиции артикул, количество и единица упаковки (штуки, коробки);
- число паллет и число коробок на каждой паллете;
- партия или срок годности, если для товара это нужно.
Если в ASN написано только «24 паллеты», пользы от него мало: чтобы увидеть расхождение, нужны строки по позициям. Проверить полноту файла до выезда машины и запросить недостающие колонки — самый дешёвый контроль на приёмке.
Пока машина в пути
За час-два до прибытия делаются четыре вещи:
- Проверяется, что артикулы из ASN есть в справочнике склада; для нового артикула карточка создаётся заранее.
- Планируются места под паллеты и время на рампе.
- Готовится лист приёмки: строки ASN, но колонка «ожидается» скрыта (см. следующий раздел).
- Назначается ответственный контролёр.
Открытая и слепая приёмка
Есть два подхода. При открытой приёмке кладовщик видит ожидаемое число и подсознательно тянется поставить «совпало»: глаз привыкает к цифре. При слепой приёмке контролёр сначала считает сам и записывает только результат, а сравнение с ASN делается отдельным, следующим шагом.
Слепая приёмка медленнее, поэтому применять её разумно не ко всем грузам, а к тем, где ошибка дорого обходится, или к поставщикам, у которых раньше находили расхождения. На остальном потоке хватает открытой приёмки, при этом паллеты контролёр пересчитывает сам.
Условный пример
По ASN три позиции: A — 12 паллет по 60 коробок (720 коробок); B — 8 паллет по 48 коробок (384 коробки); C — 4 паллеты по 36 коробок (144 коробки). Всего 24 паллеты и 1 248 коробок.
Пересчёт на рампе: A — 720 коробок, совпадает. B — 8 паллет, но на одной 40 коробок, итого 376. C — 144 коробки. Плюс ещё одна паллета: позиция D, которой нет в ASN, 36 коробок. Всего 25 паллет и 1 276 коробок.
Если записать по общему числу «излишек 28 коробок», две отдельные проблемы останутся незамеченными: по B не хватает 8 коробок, а по D лишних 36, и в ASN такой позиции нет. У них разные причины и разные решения: первое оформляется частичной приёмкой и актом, второе требует запроса владельцу груза и отдельного места для D. Поэтому сверку всегда ведут по позициям, а не по итогу.
Виды расхождений и решения
При приёмке по ASN встречаются четыре вида расхождений:
- недостача: в ASN есть, на рампе нет;
- излишек: больше, чем в ASN;
- позиция, которой нет в ASN;
- позиция совпадает, но партия, срок или состояние другие.
Решение по каждому виду нужно согласовать заранее: недостачу принять и оформить актом, излишек поставить на отдельное место, позицию вне ASN отправить в зону ожидания. Иначе на рампе каждый раз заново обсуждают один и тот же вопрос, а водитель сидит в кабине и ждёт.
Закрытие приёмки
После разгрузки ASN получает статус: полностью совпал, частично совпал или с расхождением, с номером акта. В конце месяца эти статусы показывают, какой поставщик ошибается чаще, и помогают решить, кого проверять слепой приёмкой.
SkladLog при контроле приёмки сверяет число паллет и коробок, маркировку, пломбу и накладную прямо при прибытии машины и записывает расхождение в акт до того, как груз принят на склад.